江西電大檔案管理制度
一、學(xué)校所有來文的處理由校辦秘書科負責，文書處理工作要求是：準確、迅速、安全、保密。歸檔工作由檔案室負責。
二、凡以省電大名義召開的會議，具體承辦處室須及時將會議的整套文件材料立卷，交檔案室歸檔。
三、凡省電大或省電大各處室下發(fā)的各類文件（含通知、報告、函等），具體承辦處室須及時將文件交檔案室歸檔。
四、凡參加中央電大（含有關(guān)處室）、華東地區(qū)電大、省委、省政府及省委組織部、宣傳部和省教育廳等有關(guān)部門召開的會議，與會人員在傳達貫徹會議精神后，應(yīng)及時將會議材料交檔案室立卷歸檔。
五、各相關(guān)處室應(yīng)將每屆招收的成人高等?？?、注冊視聽生、普通專科、廣播電視中專及開放教育試點學(xué)生及畢業(yè)花名冊以及學(xué)籍變更（含休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)材料和各種原因退學(xué)學(xué)生名單）材料及時交檔案室歸檔。
六、查閱檔案，須經(jīng)校辦主任或檔案管理人員同意后方能查閱，特殊情況需借閱的，要辦理借閱手續(xù)，并限期歸還。
七、切實做好文件的保密工作，所有機要文件一律不準帶到公共場所，不得泄密或丟失。如有丟失要及時報告，追查責任，并按有關(guān)保密規(guī)定處理。
八、各處室的文件要分門別類逐月進行清理，年終裝訂成冊。
九、每年由校辦負責對各處室的文件管理、保密工作進行一次檢查。
十、校檔案室應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計制度，并指定專人對檔案的收進、移出、全宗和案卷數(shù)量、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計。
十一、按照有關(guān)規(guī)定，向上級檔案行政管理部門和上級主管部門報送檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。
十二、檔案工作人員調(diào)動時，應(yīng)辦好交接手續(xù)。校內(nèi)各處室撤消、合并時要在機構(gòu)變動前兼職檔案保管員應(yīng)整理好檔案，按規(guī)定向校檔案室移交，不得丟失。
十三、檔案室應(yīng)定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，應(yīng)在征得有關(guān)部門同意，并造冊報請校領(lǐng)導(dǎo)批準，予以銷毀。否則，不得銷毀任何檔案。
十四、銷毀失去保存價值的檔案，必須由二人在指定地點監(jiān)銷，銷毀后在銷毀清冊上簽字。
江西電大檔案人員崗位職責
一、認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)方針、政策、法規(guī)，遵紀守法，努力學(xué)習，不斷進取。
二、貫徹執(zhí)行《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，增強法制觀念，遵守工作紀律。
三、收集、整理、保管與學(xué)校檔案有關(guān)的內(nèi)部書刊等參考資料。配合檔案提供利用。
四、修表、復(fù)制字跡褪色、紙張老化和損壞的文件材料。
五、對各業(yè)務(wù)部門的檔案歸檔、整理工作進行指導(dǎo)。
六、定期會同有關(guān)業(yè)務(wù)人員根據(jù)保管期限表，對全部檔案進行鑒定，并將鑒定結(jié)果報告主管單位的領(lǐng)導(dǎo)。對通過鑒定揀出確無繼續(xù)保存價值的檔案，經(jīng)主管單位領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。
七、熱愛檔案工作，增強檔案意識和保密觀念，做到愛護檔案，保護檔案，確保檔案的安全。
八、愛崗敬業(yè)，更新觀念，及時優(yōu)質(zhì)地完成承擔的各項任務(wù)。
九、要熱情主動，耐心細致地為檔案利用者服務(wù)，充分發(fā)揮檔案信息作用。
江西電大檔案保衛(wèi)、保密制度
一、檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守黨和國家的保密制度，保守國家機密，自覺維護和執(zhí)行《保密法》。
二、嚴格執(zhí)行檔案管理有關(guān)制度，認真履行登記手續(xù)，到期未歸還檔案要及時催還。
三、檔案庫房是存放檔案的要地，非本室工作人員，未經(jīng)許可，不得入內(nèi)。
四、庫房內(nèi)嚴禁煙火和易燃品，經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，防患于未燃。
五、定期對庫存檔案的保存情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，確保檔案的安全。
江西電大檔案借閱制度
一、借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，填寫《檔案借閱單》。
二、外單位來校查閱檔案，須持介紹信，并經(jīng)校辦同意。
三、為了保證檔案的完整與安全，利用者一般應(yīng)在查閱室閱覽，少數(shù)特殊需要者，經(jīng)批準方可借出使用。
四、檔案借出時間，一般不得超過半個月，如需延長時間，需辦理續(xù)借手續(xù)。
五、利用者應(yīng)愛護檔案，不得有損壞檔案的行為，自覺遵守各項檔案管理制度。
六、檔案歸還時，工作人員應(yīng)對案卷的數(shù)量和卷內(nèi)文件仔細清點，檢查無誤后方可注銷，如發(fā)現(xiàn)損毀情況，應(yīng)及時報告。
七、查閱檔案時嚴禁抽煙。
江西電大歸檔制度
一、校內(nèi)各處室辦理完畢的具有保存價值的文件材料，都必須收集齊全，分類管理，立卷，在第二年6月30日前向綜合檔案室歸檔，其中，教學(xué)檔案中除教學(xué)綜合檔案在第二年6月30日前歸檔，其余檔案在教學(xué)年度的第二年十一月份歸檔，財會檔案在計財處保管三年后向檔案室移交，科研、基建檔案在項目（或工程）完工（或竣工）后三個月內(nèi)移交檔案室管理。
二、形成的全部檔案均由校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，便于查找利用，不得分散保存和占為已有。
三、向綜合檔案室歸檔的案卷，應(yīng)該編寫“案卷目錄”，一并向綜合檔案室歸檔，綜合檔案室接收案卷時應(yīng)查對清楚，并由交接雙方在移交目錄上簽字。
四、綜合檔案室對接收的檔案，認真檢查歸檔質(zhì)量，文件材料是否齊全完整，分類是否清楚，書寫是否符合要求等。
江西電大檔案保管制度
一、立卷后，根據(jù)內(nèi)容和時間的不同，分門別類存放于密集柜。
二、利用檔案時，防止損壞，對已破損和字跡不清楚的，應(yīng)及時修復(fù)。
三、做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等工作，確保檔案的安全。
四、對確無繼續(xù)保存價值的檔案，須經(jīng)過鑒定，征求有關(guān)處室意見后，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可銷毀，違者按規(guī)定處理。
不屬歸檔范圍的文件材料的范圍和處理辦法
為了提高歸檔文件材料的質(zhì)量，并減少檔案中龐雜臃腫的現(xiàn)象，現(xiàn)就不屬歸檔范圍的文件材料規(guī)定如下：
一、不歸檔的文件材料的范圍
1、本單位產(chǎn)生的和外單位來的重份文件材料；
2、無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性的文件材料；
3、未經(jīng)簽發(fā)的文件草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外）鉛印文件的各次校對稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負責人簽字的最后字稿除外）；
4、無特殊保存價值的信封、一般性表態(tài)、詢問一般性問題，提出一般性建議或意見的群眾來信；
5、本單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；
6、參加非主管部門召開的會議帶回來的不要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；
7、上級機關(guān)任免、獎懲非本單位工作人員的文件材料；
8、下級機關(guān)送來的不應(yīng)抄報或不必備案的文件材料。
二、對不屬歸檔范圍的文件材料的處理辦法
1、各處室每年在文書立卷歸檔時，應(yīng)清理不需要歸檔的文件材料，并加以保管，不要隨便堆放，以免造成泄密，需要銷毀的經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)審核后，按規(guī)定及時銷毀。
三、銷毀不歸檔的文件材料，對密級較高的應(yīng)該按有關(guān)保密規(guī)定辦理。一般文件材料可以采用簡便方法進行登記（如只登記收發(fā)文件號碼或在收文簿加蓋“銷毀”章，經(jīng)本單位、部門領(lǐng)導(dǎo)人批準后即可銷毀）。